O trabalho remoto foi uma das imposições que surgiu com a pandemia e que veio para ficar. Mesmo com o fim da maioria das medidas restritivas, o formato permanece uma realidade para muitas empresas e profissionais, que adotaram o modelo integral ou parcialmente. Diante desse cenário, a comunicação interna no home office se torna ainda mais essencial.
Existem diversas estratégias adotadas por empresas para trocar informações internas de maneira eficiente. Mas não é apenas para isso que a comunicação interna serve. Ela também ajuda a construir um clima mais colaborativo, uma sensação de pertencimento e a trabalhar os princípios institucionais que norteiam aquela organização.
Tudo isso já é um desafio por si só, mas sem a convivência diária e a permanência no ambiente corporativo, a tarefa pode se tornar ainda mais delicada. E nem estamos falando apenas do clima organizacional, mas das próprias tarefas do dia a dia, que podem ter esse fluxo de informações prejudicado.
Na tentativa de diminuir distâncias, muitos gestores acabaram optando por constantes reuniões on-line, até mesmo com propósitos mais descontraídos, como um happy hour virtual. Porém, em vez de ajudar, muitas dessas dinâmicas acabam prejudicando a equipe no desempenho de suas funções, reduzindo o tempo dedicado ao trabalho em si e sobrecarregando os colaboradores.
Diante da realidade do trabalho remoto e híbrido, as ferramentas e práticas de comunicação interna adotadas até aqui podem se mostrar ineficientes. Afinal, como garantir que tudo funcione bem e a equipe se sinta unida dessa maneira?
Como andam os seus canais de comunicação interna?
As empresas que mais se sentiram desafiadas diante do trabalho remoto foram justamente aquelas que já não dispunham de ferramentas e práticas eficientes de comunicação interna. Em vez de fazer ajustes, elas precisaram começar do zero nesse quesito. Mas mesmo aquelas que já tinham essa cultura viram que era hora de se reinventar.
Para saber como anda a qualidade dos seus canais de comunicação interna, esses cinco critérios podem ajudar:
Alcance: diante das ferramentas que você dispõe hoje, toda a equipe tem como acessá-las remotamente? Ou a empresa dispõe de portais, intranet e redes sociais corporativas que só podem ser acessadas de um servidor interno? É hora de disponibilizá-los remotamente, garantindo que todas as medidas de segurança para isso sejam tomadas.
Timing: com o trabalho remoto, veio também a possibilidade de horários flexíveis em muitas empresas. Ou seja, nem todo mundo está disponível nos mesmos horários. Esse é outro ponto que deve ser levado em conta na comunicação interna: fazer a informação chegar a todos, independentemente do horário das suas respectivas jornadas
Engajamento: a sua ferramenta de comunicação interna encoraja a sua equipe a se envolver e participar? Ela deve preferencialmente valorizar o fluxo de informação com atualizações em tempo real, incentivando o envolvimento. Essa é uma ótima maneira de evitar o autoisolamento a alienação dos colaboradores na rotina dos trabalhos. É papel da comunicação interna fazer com que todos se sintam conectados e parte do time.
Feedback: presencialmente ou remotamente, fazer do feedback uma via de mão única é um dos principais erros de comunicação interna. Além de dar esse retorno ao colaborador, é igualmente essencial saber o que ele tem a dizer sobre o trabalho e aprender com suas sugestões.
Monitoramento: seguindo a lógica do feedback, é importante que as ferramentas de comunicação interna tenham meios de medir sua efetividade para compreender como está o engajamento e o que pode ser feito para melhorar.
Por que a comunicação interna é importante no home office?
Em tempos de transição como esses que estamos vivendo, a comunicação se mostra um dos aspectos mais cruciais de uma organização. Manter-se conectado com a sua equipe, independentemente de onde ela esteja, é uma das melhores maneiras de garantir o sucesso do negócio no novo formato.
Dentre as principais razões que atestam a importância da comunicação interna no home office, destacamos:
1. Ajuda a manter as tarefas da empresa acessíveis
No Brasil, muitas empresas foram pegas de surpresa com as medidas de isolamento social no início da pandemia. Boa parte delas, principalmente as de pequeno porte, não tinha a mínima estrutura para continuar operando normalmente com toda a equipe em casa. Por isso, a comunicação interna se torna tão essencial, pois ela assegura que todos se mantenham em contato e tenham acesso a quaisquer documentos e ferramentas que sejam fundamentais para que o trabalho continue fluindo.
2. Auxilia a agir rapidamente diante de imprevistos
Assim como ocorreu no início da pandemia, a adaptação de muitas empresas e colaboradores ao modelo home office foi desorganizada e repleta de confusão para ambas as partes. A comunicação interna não apenas ajuda a manter todos informados com fatos, ela também é uma ferramenta para restabelecer a calma e gerenciar as expectativas de gestores e colaboradores. A agilidade dos canais de comunicação para sanar eventuais dúvidas é crucial aqui.
3. Permite que a equipe seja sempre a primeira a saber
Qualquer notícia importante em relação à empresa, seja ela positiva ou negativa, deve ser comunicada em primeiro lugar internamente. Uma equipe que é a última a saber se sentirá desconectada, preterida e mal-informada pela empresa, gerando sentimentos de desconfiança e gerando especulações e fofocas por parte dos colaboradores. A comunicação interna é essencial para garantir que todos saibam das novidades antes do público externo.
4. Lembra os colaboradores das políticas da empresa
A estratégia de comunicação interna deve incluir lembretes regulares das diretrizes e políticas da empresa. Situações como o home office podem fazer com que muitas pessoas se esqueçam de algumas “regras da casa” ou até mesmo obrigar a empresa a reformular sua política interna, o que deve prontamente ser comunicado a todos. Reafirmações dessas regras, anúncios de atualizações e lembretes ajudam toda a equipe a se manter segura e coesa.
5. Dá visibilidade às lideranças quando elas não estiverem
Em tempos desafiadores, um dos objetivos principais deve ser manter as lideranças visíveis e presentes, mesmo que talvez até elas estejam fora do escritório. Durante as incertezas, a visão do líder proporciona consistência e segurança para a equipe. As lideranças também devem aproveitar o contexto para reconhecer e agradecer suas equipes.
Em tempos de home office, manter-se perto ainda que virtualmente é essencial para a sobrevivência de qualquer negócio. A comunicação interna é a melhor medida que uma empresa pode tomar para encurtar essas distâncias e garantir que todos permaneçam próximos e conectados.
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